Weihnachtsfeier und Steuern: 110 Euro richtig einordnen

Was der Freibetrag bedeutet

Der Freibetrag ist keine allgemeine Preisgrenze für Weihnachtsfeiern. Eine Feier darf teurer sein. Wenn die Voraussetzungen erfüllt sind, wird grundsätzlich der übersteigende Teil lohnsteuerpflichtig, nicht automatisch der ganze Betrag. Rechtsgrundlage ist § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG.

Zu den Voraussetzungen gehört, dass die Veranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Eine kleine Runde ausgewählter Führungskräfte lässt sich deshalb nicht ohne weitere Prüfung genauso behandeln wie die gemeinsame Feier einer ganzen Abteilung. Lassen Sie den vorgesehenen Teilnehmerkreis vor dem Versand der Einladung einordnen.

Welche Kosten Sie zusammentragen sollten

Eine Rechnung für Essen und Getränke ist häufig nur ein Teil des Abends. Für die lohnsteuerliche Prüfung müssen auch weitere Aufwendungen sichtbar sein. Sammeln Sie insbesondere diese Positionen, statt schon im Organisationsteam endgültig über ihre Behandlung zu entscheiden:

• Essen, Getränke und vereinbarte Zusatzleistungen.
• Raummiete sowie Ausgaben für den äußeren Rahmen, etwa Licht oder Musik.
• Geschenke und Gewinne, die im Zusammenhang mit der Feier vorgesehen sind.
• Organisierte Fahrten und Übernachtungen zur gesonderten Einordnung.
• Weitere Belege, beispielsweise für Dekoration oder Trinkgelder.

Die gesetzliche Betrachtung schließt Aufwendungen für den äußeren Rahmen ein. Die steuerliche Behandlung einzelner Fahrt- und Übernachtungskosten kann dagegen vom konkreten Ablauf abhängen. Schreiben Sie deshalb dazu, wer die Anreise organisiert und aus welchem Anlass sie erfolgt. Ein Stichwort wie „Bus“ ist für eine Prüfung zu wenig.

Praktisch hilft eine gemeinsame Belegablage. Auf jedem Beleg sollte erkennbar sein, zu welcher Veranstaltung er gehört. Der Kollege, der noch Dekoration besorgt, braucht diese Vorgabe vor dem Einkauf. Sonst taucht sein Beleg erst auf, wenn die Feier längst abgerechnet ist.

Geschenke sind kein unsichtbarer Zusatz

Ein kleines Präsent verschwindet steuerlich nicht dadurch, dass es neben dem Teller liegt. Geschenke anlässlich der Betriebsveranstaltung können zu den maßgebenden Aufwendungen gehören. Ob ein Geschenk tatsächlich aus Anlass der Feier oder nur bei dieser Gelegenheit überreicht wird, ist bei besonderen Konstellationen gesondert zu prüfen.

Verlassen Sie sich nicht auf eine im Gespräch aufgeschnappte „Geschenkgrenze“. Für die Einordnung brauchen Sie den Wert, den Empfängerkreis und den Zusammenhang mit der Veranstaltung. Eine besondere Auszeichnung für eine einzelne Person wirft andere Fragen auf als das gleiche Präsent für die gesamte Runde.

Notieren Sie bei der Bestellung, was übergeben werden soll und an wen. Trennen Sie die Liste von der Sitzordnung. Wer am Abend kurzfristig den Platz wechselt, soll dadurch nicht in der Dokumentation zum Empfänger eines anderen Geschenks werden. Unverteilte Präsente bleiben ebenfalls ein Punkt für die Abrechnung, keine Gelegenheit zum stillen Verschenken.

Begleitpersonen und kurzfristige Absagen

Der Anteil einer Begleitperson wird dem jeweiligen Beschäftigten zugerechnet. Eine Einladung mit Partnerin oder Partner erweitert deshalb nicht einfach den Freibetrag dieser Person. Lassen Sie eine Feier mit Begleitung vorab gesondert durchrechnen und kommunizieren Sie intern eine einheitliche Regelung.

Für die Kostenverteilung ist die tatsächliche Teilnahme relevant. Halten Sie deshalb nach dem Abend fest, wer erschienen ist, statt die ursprüngliche Anmeldeliste unverändert weiterzugeben. Wenn Kosten bestehen bleiben und weniger Menschen teilnehmen, kann die Belastung pro Kopf steigen.

Das ist ein Grund für eine saubere Rückmeldefrist, aber keiner für Vorwürfe gegenüber Erkrankten. Organisatorisch brauchen Sie einen Ansprechpartner für kurzfristige Absagen und eine aktuelle Liste. Die steuerlichen Folgen beurteilt anschließend die Fachstelle anhand der vollständigen Zahlen.

Wenn Gäste aus verschiedenen Bereichen, externe Personen oder mehrere Standorte zusammenkommen, kennzeichnen Sie die Gruppen in der internen Dokumentation. Die bloße Gesamtzahl auf der Rechnung kann solche Unterschiede nicht erklären.

Wenn der Betrag überschritten wird

Für steuerpflichtigen Arbeitslohn aus einer Betriebsveranstaltung kann unter den gesetzlichen Voraussetzungen eine Pauschalierung mit 25 Prozent nach § 40 Abs. 2 EStG möglich sein. Die Anwendung und die vollständigen Folgekosten gehören in die Hände der Lohnbuchhaltung beziehungsweise Steuerberatung. Rechnen Sie die Feier nicht eigenständig mit einem pauschalen Viertel auf den gesamten Rechnungsbetrag hoch.

Besprechen Sie vor der Freigabe, wer eine mögliche Zusatzbelastung im Budget berücksichtigt und wann die Abrechnung übergeben werden muss. Die organisierende Person sollte wissen, welche Angaben benötigt werden. Sie muss daraus keine eigene steuerliche Einschätzung machen.

Für die Freigabe können Sie beispielsweise festhalten: „Die Steuerberatung prüft Teilnehmerkreis, Kostenansatz und mögliche Pauschalierung. Die Budgetfreigabe umfasst die bestätigten Gesamtkosten einschließlich der daraus folgenden Abgaben.“ Das ist belastbarer als die Bemerkung, die Feier werde schon irgendwie absetzbar sein.

Eine Abrechnungsmappe statt vieler Rückfragen

Ordnen Sie die Unterlagen in der Reihenfolge, in der jemand den Abend nachvollziehen kann: Einladung und Personenkreis, bestätigte Vereinbarungen, tatsächliche Teilnahme, Belege, besondere Absprachen. Ergänzen Sie eine kurze Notiz, wenn sich der Ablauf geändert hat.

Bei einer Weihnachtsfeier in Augsburg kann etwa ein gemeinsamer Treff in der Innenstadt geplant sein, während einzelne Beschäftigte direkt zum Essen kommen. Dokumentieren Sie den tatsächlichen Ablauf und die getragenen Kosten. Eine nachträglich schönere Erzählung hilft bei der Einordnung nicht.

Der Gesetzestext zu Betriebsveranstaltungen enthält die Grundlage zum Freibetrag. Für Ihren konkreten Fall lassen Sie sich die Behandlung schriftlich erläutern und bewahren diese Erläuterung bei den Unterlagen auf.

Die organisatorischen Schritte bis zum Abend finden Sie in der Planungscheckliste. Halten Sie steuerliche Prüfungen darin als eigene Aufgabe mit einer verantwortlichen Person fest. „Macht die Buchhaltung später“ ist kein Termin.

Häufige Fragen

Sind 110 Euro pro Person eine Freigrenze?

Für begünstigte Betriebsveranstaltungen handelt es sich lohnsteuerlich um einen Freibetrag. Unter den gesetzlichen Voraussetzungen ist grundsätzlich der übersteigende Teil steuerpflichtig; die konkrete Berechnung sollte Ihre Steuerberatung prüfen.

Zählt das Weihnachtsgeschenk zu den Kosten der Feier?

Geschenke anlässlich der Betriebsveranstaltung können einzubeziehen sein. Lassen Sie Wert, Empfängerkreis und Anlass prüfen, statt pauschal von einem zusätzlichen steuerfreien Geschenkbudget auszugehen.

Was braucht die Buchhaltung nach der Weihnachtsfeier?

Übergeben Sie die Einladung, die tatsächliche Teilnehmerliste und sämtliche zugehörigen Belege einschließlich weiterer Leistungen. Auffälligkeiten wie Begleitpersonen, Absagen oder separat überreichte Geschenke sollten erkennbar sein.